Was Sie über E-Invoicing wissen sollten

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung/E-Invoicing) basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das eine der bedeutendsten gesetzlichen Neuerungen im Umsatzsteuerrecht darstellt. Mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmer, die an andere inländische Unternehmer Dienstleistungen oder Waren liefern, verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen. Ziel dieser gesetzlichen Änderung ist es, die Digitalisierung und Effizienz im Geschäftsverkehr zu fördern und gleichzeitig steuerrechtliche Prozesse zu modernisieren. Ausgenommen von der Pflicht sind Rechnungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro und Fahrausweise​

Das Wachstumschancengesetz differenziert zwischen zwei wesentlichen Rechnungsarten:

• Elektronische Rechnung (E-Rechnung): Diese entspricht einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, welches die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Typische Formate hierfür sind XML-Dateien nach den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.
• Sonstige Rechnung: Darunter fallen Rechnungen in Papierform oder in nicht-strukturierten elektronischen Formaten wie PDF, Bilddateien oder einfache E-Mails. Diese Rechnungsformate sind jedoch nur noch unter bestimmten Bedingungen zulässig und können nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllen, wenn eine E-Rechnungspflicht besteht.

Ja, das Gesetz sieht eine Übergangsregelung bis Ende 2026 vor. Während dieser Zeit können Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern auch weiterhin als „Sonstige Rechnungen“ ausgestellt werden, sofern dies zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart wird. Diese Übergangszeit soll den Unternehmen die Möglichkeit geben, ihre Systeme und Prozesse schrittweise auf die neue Anforderung umzustellen, bevor die E-Rechnungspflicht ohne Ausnahme wirksam wird.

Um als E-Rechnung zu gelten, muss das Rechnungsformat in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das die Vorgaben der EN 16931 erfüllt und maschinenlesbar ist. Die gängigsten Formate in Deutschland sind:

• XRechnung: Ein Format, das in Deutschland spezifisch auf Grundlage der EN 16931 entwickelt wurde. Es erlaubt die vollautomatische Verarbeitung der Daten und ist ausschließlich maschinenlesbar.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ab Version 2.0.1 ebenfalls den Anforderungen der EN 16931 entspricht. Hierbei enthält das Rechnungsdokument sowohl einen strukturierten XML-Datenteil als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument, sodass das Format in unterschiedlichen Kontexten anwendbar ist.
• Weitere europäische Formate: Die E-Rechnungspflicht schließt auch andere, in Europa anerkannte Formate mit ein, wie z. B. Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing, die ebenfalls auf der EN 16931 basieren

Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 Euro sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Solche Rechnungen können weiterhin in einfacher Papierform oder als PDF-Dokument ohne strukturiertes Datenformat ausgestellt werden. Die Ausnahme ist jedoch nur gültig, sofern der Betrag die 250-Euro-Grenze nicht überschreitet und keine weiteren umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften dies untersagen. Bei Rechnungen, die einen Mix aus steuerpflichtigen und steuerfreien Leistungen enthalten, zählt der Gesamtbetrag der Rechnung zur Bestimmung der E-Rechnungspflicht​

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung trifft alle inländischen Unternehmer, die Leistungen oder Warenlieferungen an andere inländische Unternehmer erbringen. Dies umfasst sämtliche B2B-Umsätze, bei denen beide Parteien im Inland ansässig sind und die Umsätze steuerbar sind, es sei denn, sie sind nach § 4 UStG steuerfrei. Diese Regelung ist bindend und erfordert keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr – eine entscheidende Neuerung, die den administrativen Aufwand reduziert und die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate beschleunigt.

Falls die ausgestellte E-Rechnung fehlerhafte Angaben enthält, hat der Rechnungsaussteller die Möglichkeit, die Rechnung zu berichtigen. Die Berichtigung muss jedoch ebenfalls in einer strukturierten Form, also als E-Rechnung, erfolgen. Eine einfache Ergänzung oder Korrektur per Textdokument reicht nicht aus. Die überarbeitete Rechnung muss eindeutig als Berichtigung gekennzeichnet sein und sich auf die ursprünglich ausgestellte Rechnung beziehen. Der Vorsteuerabzug aus einer berichtigten E-Rechnung wirkt in der Regel rückwirkend auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Ausstellung zurück, wodurch eine Korrektur effizient und regelkonform möglich wird.

Ab dem 1. Januar 2025 ist eine ausdrückliche Zustimmung des Empfängers zur E-Rechnung nicht mehr erforderlich, sofern beide Parteien inländische Unternehmer sind. Der Rechnungsaussteller kann davon ausgehen, dass der Empfänger in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies bedeutet jedoch auch, dass der Empfänger die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen muss. Für den Rechnungsaussteller reduziert sich der administrative Aufwand deutlich, da keine zusätzlichen Bestätigungen mehr eingeholt werden müssen.

Die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsempfängers kann dem Rechnungsaussteller als Indikator dienen, dass der Empfänger als Unternehmer handelt. Für den Rechnungsaussteller ist dies ein wesentliches Merkmal, das zur Prüfung der umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen beiträgt. Liegt keine gegenteilige Information vor, darf der Rechnungsaussteller auf die Richtigkeit der Angaben des Empfängers vertrauen, um sicherzustellen, dass er seiner Pflicht zur E-Rechnung korrekt nachkommt. Darüber hinaus kann die Verwendung der USt-IdNr. in der Rechnung die Prozessabläufe der Unternehmen bei der Kontrolle der Rechnungen erleichtern.

Der Rechnungsaussteller darf ab dem 1. Januar 2025 ausschließlich strukturierte elektronische Formate verwenden, die den gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen entsprechen. Die zulässigen Formate sind:

1. XRechnung: Dieses Format entspricht vollständig den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ist das primäre Format für E-Rechnungen in Deutschland. Es basiert auf einem XML-Format und ermöglicht die direkte, maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten.
2. ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Dieses hybride Format kombiniert ein menschenlesbares PDF mit einem strukturierten XML-Datensatz. ZUGFeRD in den Profilen COMFORT und EXTENDED ist EN 16931-konform und wird in Deutschland häufig eingesetzt. Es erlaubt sowohl eine Sichtprüfung als auch die maschinelle Verarbeitung der Daten.
3. Peppol BIS Billing 3.0: Dieses Format ist in vielen europäischen Ländern gebräuchlich und basiert ebenfalls auf der EN 16931. Es ermöglicht den sicheren und standardisierten Austausch von Rechnungsdaten über das Peppol-Netzwerk.
4. Factur-X: Eine Variante des ZUGFeRD-Formats, die hauptsächlich in Frankreich verwendet wird, aber auch in Deutschland anerkannt ist. Factur-X kombiniert ebenfalls PDF und XML, sodass es den Anforderungen an eine E-Rechnung genügt.
5. EDI: Das EDI-Format (z. B. EDIFACT) kann bis zum 31. Dezember 2027 für Rechnungen genutzt werden, solange alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben strukturiert enthalten sind und der Empfänger zugestimmt hat. Nach 2027 muss ein E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden. Unter bestimmten Bedingungen können auch EDI-Formate, die von der Norm EN 16931 abweichen, genutzt werden, wie z. B. gemäß der Empfehlung 94/820/EG der EU-Kommission.

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, entfällt die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung. Diese Kleinbetragsrechnungen dürfen auch weiterhin in Papierform oder als PDF-Dokument ausgestellt werden. Es gilt jedoch zu beachten, dass die Befreiung ausschließlich für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro anwendbar ist. Für Rechnungen, die eine Kombination aus steuerpflichtigen und steuerfreien Leistungen enthalten, ist der gesamte Rechnungsbetrag ausschlaggebend. Übersteigt dieser Betrag die Grenze, muss die Rechnung in Form einer E-Rechnung ausgestellt werden.

Verstößt ein Rechnungsaussteller gegen die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, so handelt es sich hierbei um eine Verletzung der umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften. Dies kann zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen, da die ausgestellte „Sonstige Rechnung“ nicht als ordnungsgemäße Rechnung anerkannt wird. Im Ernstfall könnten steuerliche Konsequenzen drohen, die sowohl finanzielle als auch prozessuale Folgen für das Unternehmen haben können. Es ist daher für Unternehmer unerlässlich, die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung strikt einzuhalten, um unnötige Komplikationen zu vermeiden.

Ab dem 1. Januar 2025 ist der Rechnungsempfänger verpflichtet, technisch in der Lage zu sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die einfachste Möglichkeit besteht darin, ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen bereitzustellen. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, dass dies ein spezielles E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen ist; jede E-Mail-Adresse, die für den Geschäftsverkehr genutzt wird, kann hierfür verwendet werden. Zusätzlich können Unternehmen auch andere Übertragungswege nutzen, wie etwa den Austausch über ein zentrales Speicherportal oder durch elektronische Schnittstellen. Entscheidend ist, dass der Rechnungsempfänger sicherstellt, dass das E-Rechnungsformat maschinell verarbeitet werden kann​.

Sollte der Rechnungsempfänger nicht in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, oder die Annahme verweigern, hat er kein Recht auf eine alternative Rechnungsausstellung. Der Rechnungsaussteller erfüllt seine steuerrechtliche Verpflichtung, sobald er nachweislich eine E-Rechnung erstellt und den Übermittlungsprozess initiiert hat. Auch wenn der Rechnungsempfänger aus technischen Gründen die E-Rechnung nicht empfangen oder verarbeiten kann, bleibt die Verpflichtung des Rechnungsausstellers erfüllt. Ein Nachweis wie etwa ein Sendeprotokoll kann dokumentieren, dass der Übertragungsversuch ordnungsgemäß erfolgte, selbst wenn die Rechnung beim Empfänger nicht ankommt​.

Nein, ab 2025 hat der Rechnungsempfänger keinen Anspruch mehr auf eine alternative Ausstellung, wenn eine E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben ist. Das bedeutet, dass ein Rechnungsempfänger, der technisch nicht in der Lage ist, E-Rechnungen zu verarbeiten, auch keinen Anspruch auf die Ausstellung einer „Sonstigen Rechnung“ in Papierform oder als PDF hat. Für den Rechnungsempfänger ist es daher unerlässlich, dass er rechtzeitig seine Systeme und internen Prozesse anpasst, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und eventuelle Empfangshindernisse zu vermeiden​.

Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, E-Rechnungen in ihrem strukturierten, elektronischen Format unverändert aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss sicherstellen, dass die Daten maschinell auswertbar sind und die Unveränderbarkeit der Datei gewährleistet ist. Dies bedeutet, dass alle relevanten Rechnungsdaten, wie sie im strukturierten XML-Format vorliegen, in der Originalfassung und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert werden müssen. Wenn es sich bei der Rechnung um ein hybrides Format handelt (z. B. ein PDF mit integriertem XML), so sind beide Bestandteile zu sichern. Die Finanzverwaltung muss in der Lage sein, die Daten vollständig auszuwerten, daher ist die Integrität und Authentizität der gespeicherten Datei besonders wichtig​.

Ja, eine korrekt ausgestellte berichtigte E-Rechnung ermöglicht dem Rechnungsempfänger unter den üblichen Bedingungen den Vorsteuerabzug. Die Berichtigung muss ebenfalls in der strukturierten Form der E-Rechnung erfolgen und einen eindeutigen Bezug zur ursprünglich ausgestellten Rechnung aufweisen. Nach der Berichtigung gilt die E-Rechnung rückwirkend auf den Zeitpunkt der erstmaligen Ausstellung als ordnungsgemäß, sodass der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug für den Ursprungszeitraum beanspruchen kann. Voraussetzung ist allerdings, dass der berichtigte Datensatz alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthält und mit der ursprünglichen Rechnung formell übereinstimmt.

Da die Einführung der E-Rechnungspflicht keine Zustimmung des Empfängers mehr erfordert, entfällt für den Rechnungsempfänger das Recht, eine bestimmte Rechnungsform zu verlangen. Beide Parteien können sich dennoch zivilrechtlich auf bestimmte Zustellwege und Übertragungsformate einigen. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers wird jedoch weiterhin bei Rechnungen benötigt, die als „Sonstige Rechnung“ in einem nicht-strukturierten Format (z. B. als PDF) ausgestellt werden sollen, etwa bei Kleinbetragsrechnungen oder in den Übergangsfristen bis Ende 2026. In solchen Fällen genügt die konkludente Annahme, die jedoch keinen Einfluss auf die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer strukturierten E-Rechnung hat, sofern diese für den Umsatz erforderlich ist.

Der Rechnungsempfänger darf zur Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen auch externe Dienstleister einsetzen. Er bleibt jedoch dafür verantwortlich, dass alle umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen eingehalten werden und die Rechnungen vollständig, unverändert und maschinell auswertbar gespeichert sind. Bei der Auswahl des Dienstleisters ist darauf zu achten, dass die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung und Datensicherheit erfüllt werden, um die Konformität mit der E-Rechnungspflicht zu gewährleisten. Externe Dienstleister müssen den rechtlichen Vorgaben folgen und die technische Sicherheit und Unveränderbarkeit der gespeicherten E-Rechnungen garantieren.

Der Rechnungsempfänger sollte sicherstellen, dass seine internen IT-Systeme, Prozesse und Mitarbeiter auf den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet sind. Dafür sind mehrere Schritte zu empfehlen:

1. Technische Infrastruktur prüfen: Das Unternehmen sollte überprüfen, ob die aktuellen E-Mail- und IT-Systeme das strukturierte Format der E-Rechnung (z. B. XML) verarbeiten können.
2. Schulung der Mitarbeiter: Es ist wichtig, dass die betroffenen Mitarbeiter über die Anforderungen und den Umgang mit E-Rechnungen informiert und geschult werden.
3. Koordination mit Geschäftspartnern: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Lieferanten und Kunden über die bevorzugten Formate und Übertragungswege für E-Rechnungen informiert sind.
4. Einrichtung von Schnittstellen und Software: Falls nicht vorhanden, sollten geeignete Schnittstellen und Softwarelösungen implementiert werden, um E-Rechnungen direkt in die Buchhaltungssysteme einspielen zu können, was die automatische Verarbeitung unterstützt und die manuelle Arbeit reduziert.

Sollte der Rechnungsempfänger eine E-Rechnung erhalten, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht (z. B. fehlende Pflichtangaben, unstrukturiertes Format), so ist der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung nicht automatisch möglich. Der Empfänger kann eine Berichtigung der Rechnung vom Aussteller verlangen. Falls der Rechnungsaussteller nicht zur Korrektur bereit ist, kann der Empfänger möglicherweise den Vorsteuerabzug auf Grundlage anderer Belege geltend machen, muss jedoch sicherstellen, dass alle relevanten Informationen für die Finanzverwaltung ersichtlich sind. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung liegt beim Aussteller, doch ist der Empfänger verpflichtet, die Vollständigkeit und formale Korrektheit der erhaltenen Rechnungen zu prüfen.

Juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPöR) sind, ähnlich wie private Unternehmen, verpflichtet, E-Rechnungen für alle umsatzsteuerpflichtigen Leistungen zu empfangen und zu verarbeiten, die für ihre unternehmerischen Tätigkeiten bezogen werden. In Fällen, in denen die Leistung sowohl für unternehmerische als auch für nicht-unternehmerische Zwecke genutzt wird, ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Liegt der Anteil der unternehmerischen Nutzung unter einem bestimmten Schwellenwert (z. B. ein bis zwei Prozent), so bleibt die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bestehen. Diese Regelung unterstützt die einheitliche Behandlung umsatzsteuerpflichtiger Vorgänge bei öffentlichen Einrichtungen und gewährleistet, dass alle steuerpflichtigen Umsätze im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungen dokumentiert werden.

E-Rechnungen unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungsfristen des Steuerrechts, das eine Mindestaufbewahrungsdauer von zehn Jahren vorsieht. Dabei ist es essenziell, die E-Rechnungen im Originalformat und unverändert aufzubewahren, um ihre maschinelle Auswertbarkeit sicherzustellen. Es ist nicht ausreichend, lediglich eine Papierkopie oder ein PDF der Rechnung zu speichern. Die digitale Archivierung sollte so gestaltet sein, dass eine nachträgliche Bearbeitung ausgeschlossen und der Ursprung der Daten verifiziert ist. Unternehmen können hierfür auf zertifizierte Archivierungslösungen oder externe Dienstleister zurückgreifen, müssen jedoch sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Ja, der Rechnungsempfänger kann digitale Formate ablehnen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung entsprechen, wie beispielsweise unstrukturierte PDF-Dateien oder Bilddateien. Die E-Rechnungspflicht zielt darauf ab, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format vorliegen und maschinell verarbeitbar sind. Daher kann ein Empfänger Formate zurückweisen, die diese Voraussetzung nicht erfüllen und stattdessen eine ordnungsgemäße E-Rechnung verlangen. In Fällen, in denen der Aussteller auf ein nicht-konformes Format besteht, kann der Empfänger rechtliche Schritte einleiten, um eine ordnungsgemäße Rechnung zu erhalten.

Die maschinelle Lesbarkeit ist ein Kernkriterium der E-Rechnungspflicht, da sie die automatische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Für den Rechnungsempfänger bedeutet dies, dass die strukturierten Daten direkt in das Buchhaltungssystem importiert und automatisch verarbeitet werden können, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert. Die maschinelle Lesbarkeit erleichtert außerdem die Dokumentation und Prüfung durch die Finanzverwaltung, da alle relevanten Rechnungsdaten in einem standardisierten Format vorliegen. Die maschinelle Lesbarkeit ist somit eine wesentliche Voraussetzung, um die Digitalisierung im Rechnungswesen vollumfänglich zu nutzen und von den Vorteilen der automatisierten Buchführung zu profitieren.

Bei hybriden Rechnungsformaten, wie beispielsweise ZUGFeRD, sind sowohl ein menschenlesbares Dokument (z. B. PDF) als auch ein strukturiertes Datenformat (z. B. XML) in einer Datei kombiniert. Der strukturierte Teil der Rechnung hat dabei Vorrang vor dem lesbaren Bildteil. Falls Abweichungen zwischen dem maschinenlesbaren und dem menschenlesbaren Teil bestehen, gelten die Daten des strukturierten Teils als maßgeblich. Dies bietet dem Rechnungsempfänger den Vorteil, dass die Daten für die Buchhaltung maschinell verarbeitet werden können, während das PDF zur einfachen Sichtprüfung dienen kann. Hybride Formate ermöglichen eine flexible Handhabung, indem sie sowohl den Anforderungen der E-Rechnung als auch der nutzerfreundlichen Darstellung entsprechen.

Ja, das Wachstumschancengesetz sieht mehrere Übergangsregelungen vor, um Unternehmen eine schrittweise Anpassung an die neuen Anforderungen der E-Rechnung zu ermöglichen:

• Bis Ende 2026: Unternehmen können inländische Rechnungen weiterhin als „Sonstige Rechnungen“ ausstellen und übermitteln, vorausgesetzt, beide Vertragsparteien stimmen dem zu. Dies erlaubt die Verwendung nicht strukturierter Formate wie PDF oder Papier, die ab 2027 jedoch grundsätzlich nicht mehr zulässig sind.
• Umsätze von Kleinunternehmen: Wenn ein Kleinunternehmer im Vorjahr einen Gesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro erzielt hat, kann er bis Ende 2027 Rechnungen in Papierform oder anderen Formaten ausstellen.
• Ausnahmeregelung für etablierte Formate: Formate wie EDIFACT können bis Ende 2027 als E-Rechnungsformat verwendet werden, sofern sie alle umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Informationen strukturiert übermitteln und die Zustimmung des Empfängers vorliegt.

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt grundsätzlich nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern (sogenannte B2B-Umsätze innerhalb Deutschlands). Für internationale Geschäfte (z. B. Export) gibt es keine E-Rechnungspflicht gemäß deutschem Steuerrecht. Unternehmen können jedoch freiwillig E-Rechnungen ausstellen, wenn dies den internationalen Standards entspricht und für beide Parteien Vorteile bietet. In einigen Fällen kann jedoch auch ein deutsches Unternehmen eine E-Rechnung an einen ausländischen Leistungsempfänger ausstellen, wenn dieser die notwendigen technischen Voraussetzungen erfüllt und eine entsprechende Vereinbarung besteht.

Wenn eine E-Rechnung fehlerhafte oder unvollständige Angaben enthält, muss der Rechnungsaussteller diese formgerecht korrigieren. Die Berichtigung erfolgt dabei nicht einfach durch Ergänzungen oder Notizen, sondern durch die Ausstellung einer neuen, vollständigen E-Rechnung, die den ursprünglichen Datensatz ersetzt und alle Pflichtangaben enthält. Für den Vorsteuerabzug und die steuerliche Dokumentation ist es entscheidend, dass die berichtigte E-Rechnung eindeutig als Korrektur gekennzeichnet ist und sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Sofern die Berichtigung alle Anforderungen erfüllt, kann der Vorsteuerabzug rückwirkend geltend gemacht werden.

Parallel zur Einführung der E-Rechnungspflicht wird in Zukunft ein Meldesystem für Rechnungsdaten erwartet. Dieses System soll eine schnelle und transaktionsbezogene Meldung von bestimmten Rechnungsinformationen an die Finanzverwaltung ermöglichen, um die Steuertransparenz und -effizienz zu erhöhen. Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, dass Rechnungsdaten möglicherweise bald in Echtzeit oder regelmäßig gemeldet werden müssen. Die konkreten technischen und rechtlichen Anforderungen des Meldesystems werden zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht und sollten frühzeitig berücksichtigt werden, um alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

1. Frühzeitige Anpassung der IT-Systeme: Unternehmen sollten ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme rechtzeitig an die E-Rechnungspflicht anpassen und prüfen, ob sie die Formate XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten können.
2. Schulung der Mitarbeiter: Die zuständigen Abteilungen sollten umfassend über die Anforderungen und den Umgang mit E-Rechnungen informiert und geschult werden, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
3. Standardisierte Prozesse für die Rechnungsprüfung und -aufbewahrung: Die internen Abläufe zur Überprüfung und Archivierung von E-Rechnungen sollten festgelegt und dokumentiert sein, damit alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
4. Regelmäßige Kommunikation mit Geschäftspartnern: Unternehmen sollten ihre Geschäftspartner über die bevorzugten Rechnungsformate und Übertragungswege informieren, um Missverständnisse zu vermeiden und den Übergang zu erleichtern.
5. Zusammenarbeit mit Dienstleistern: Falls externe Dienstleister in die Rechnungserstellung oder -verarbeitung eingebunden sind, sollten klare Vereinbarungen über die Einhaltung der E-Rechnungsanforderungen getroffen werden.

Unternehmen, die die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht hinauszögern, laufen Gefahr, dass ihre Rechnungen ab 2025 nicht mehr als ordnungsgemäß anerkannt werden und somit der Vorsteuerabzug für ihre Geschäftspartner entfällt. Dies kann zu finanziellen Nachteilen und potenziellen Strafen führen. Darüber hinaus können nicht-konforme Rechnungen zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen, da Korrekturen oder Berichtigungen notwendig sind. Die frühzeitige Umstellung auf die E-Rechnung reduziert das Risiko von Strafen und stellt sicher, dass alle steuerlichen Anforderungen erfüllt sind, ohne den Betriebsablauf zu stören.