Was ist Peppol?

Zur Erreichung einer einfachen, grenzüberschreitenden elektronischen Beschaffung bündelt das eDelivery-Netzwerk Peppol Bestandteile und Spezifikationen wie beispielsweise ein zentrales Teilnehmerverzeichnis oder Standards für einen elektronischen Beschaffungsprozess (E-Procurement), wie elektronische Rechnungen und Bestellungen. Über diese hinaus regelt die OpenPeppol-Organisation die Nutzung von Peppol durch eine multilaterale Struktur von Verträgen.

Peppol ist ein offenes, grenzüberschreitendes Netzwerk – keine Plattform! Über eine einzige Verbindung erlaubt Peppol mit allen im Peppol-Netzwerk registrierten Partnern den Austausch von elektronischen Beschaffungsdokumenten. Peppol deckt nicht nur E-Invoicing ab, sondern den gesamten Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess (E-Procurement). Die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in der EU (Public eProcurement) wird dabei selbstverständlich unterstützt.

Entscheidend für den Erfolg ist bei Peppol vor allem die Interoperabilität der E-Procurement-Systeme und -Prozesse zwischen den Teilnehmern sowie ein einfacher Onboarding-Prozess für Lieferanten und Kunden. Die Interoperabilität basiert dabei im Peppol-Netzwerk auf den eDelivery-Spezifikationen und wird durch die technische Spezifikationen und die Peppol-Transport-Infrastructure-Agreements flankiert.

Das enorme Potenzial und die offensichtlichen Vorteile von Peppol haben sich mittlerweile bis nach Asien, LATAM und Nordamerika herumgesprochen. Aber wie begann es mit Peppol?

Peppol wurde von der OpenPeppol Association entwickelt. Bereits 2008 wurde das PEPPOL-Projekt, das als Pilotprojekt von der europäischen Kommission sowie den Mitgliedern des PEPPOL-Konsortiums finanziert wurde, mit dem Ziel gegründet, grenzüberschreitende elektronische Beschaffungsprozesse zu vereinfachen. Hierzu haben alle europäischen Regierungen Technologiestandards entwickelt, die länderübergreifend implementiert werden können, um so im Rahmen von Beschaffungsprozessen die direkte elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und europäischen Regierungsstellen zu ermöglichen.

So entstand das Akronym „PEPPOL”, welches für Pan-European Public Procurement On-Line stand. Ende 2019 wurde aus dem Akronym PEPPOL jedoch die Marke „Peppol“, die mittlerweile für globales E-Procurement steht. Die neue Marke „Peppol“ hebt die im Akronym PEPPOL auferlegten Beschränkungen „Pan European“ und “Public Procurement“ auf und wird so der gelebten Praxis von Peppol besser gerecht. Selbstverständlich hat Peppol, bedingt durch seine Historie für die elektronische Auftragsvergabe und Abrechnung mit Behörden, noch immer einen hohen Stellenwert für E-Invoicing und E-Procurement im B2G-Bereich. Allerdings nutzen oder beschäftigen sich neben 32 europäischen Ländern mittlerweile auch Australien, Neuseeland, Singapur, Japan, Kanada und Organisationen in den USA mit Peppol. Weitere asiatische Länder wie Malaysia stehen in den Startlöchern. Wurde Peppol zunächst für die Vereinfachung von B2G-Beschaffungsprozessen entwickelt, setzen es heute viele Länder auch oder sogar ausschließlich im B2B-Bereich ein.

Bei Peppol werden verschiedenen Nachrichtentypen (z. B. Bestellung und Rechnung) über offene Standards in einem eDelivery-System ausgetauscht. Angewendet werden dazu wesentliche Regeln für die Interoperabilität:

• Peppol verwendet als Syntax „Universal Business Language“ (UBL) für die vom Peppol-Netzwerk herausgegebenen Standards. Der Standard ISO/IEC 19845 beschreibt die UBL der OASIS.
• Kommunikation über das Peppol-eDelivery-Netzwerk in einem 4-Corner-Modell, welches einen Dienst – ähnlich der Gelben Seiten – bietet, um Empfänger, erlaubte Prozesse und deren Access-Point-Anbieter zu identifizieren.

Dabei kommunizieren die Parteien im Peppol-Netzwerk über ein sogenanntes 4-Ecken-Modell oder 4-Corner-Model. Sender und Empfänger stellen jeweils eine obere Ecke des Modells dar, die korrespondierenden Access-Points die beiden unteren der vier Ecken. Der Sender schickt sein Dokument, beispielsweise eine elektronische Rechnung, an den Peppol-Access-Point seiner Wahl. Von dort wird die Datei automatisch an den Access-Point des entsprechenden Geschäftspartners übergeben, von wo aus der Empfänger das Dokument entgegennehmen kann. Sendet der Geschäftspartner wiederum ein Dokument an den Sender zurück, übergibt er es entsprechend an seinen Access-Point, von wo aus es wiederum vom Netzwerk an den Access-Point des ursprünglichen und von dort aus an sein Buchungssystem weitergeleitet wird.

Im Peppol-Netzwerk erfolgt die Adressfindung des empfangenden Access-Point dynamisch. Das bedeutet, dass keine statischen Verbindung zwischen den einzelnen Access-Points bestehen, sondern der Verbindungsaufbau Teil des Versandprozesses ist. Mit der Peppol-ID des Empfängers werden am sogenannten Service-Metadata-Locator (SML) die Adressdaten des Service-Metadata-Provider (SMP) des Empfängers angefragt. Die Anfrage beim SMP gibt die vom Empfänger unterstützten Formate und die Adressdaten des empfangenden Access-Points zurück. Stimmen die zu versendenden Daten mit den vom Empfänger unterstützten überein, folgt der Sendeprozess an den empfangenden Access-Point. Durch diesen Prozessaufbau ist es jederzeit möglich jeden beliebigen Partner im Netzwerk zu erreichen, ganz im Sinne des Mottos “Connect once, connect to all”.

Durch Peppol ergeben sich für alle Teilnehmer – Lieferanten, Geschäftskunden, öffentliche Auftraggeber, Service-Provider und bald auch Steuerbehörden – die folgenden Vorteile:

Die erste Säule und die zweite Säule mit der Business Documentation definiert die allgemeinen Grundsätze der Zusammenarbeit zwischen den Parteien und legt Verantwortlichkeiten fest. Neben der zentralen Peppol-Koordinierung durch OpenPeppol AISBL spielen die Peppol-Authorities eine wesentliche Rolle. Die Peppol-Authorities können für ihre Domäne/Land zusätzliche Festlegungen treffen. Dabei kann es sich z. B. um die Verwendung landesspezifischer Spezifikationen oder die Verwendung bestimmter IDs handeln.

Zentral sind die Governance-Dokumente wie die „Internal Regulations for Use of the Peppol Network“, das „Service Provider Agreement“ (früher TIA) welches zwischen einem Service-Provider (PA) und einer Peppol-Authority (PA) geschlossen wird, und das „Peppol Authority Agreement“, das zwischen PA und OpenPeppol geschlossen wird. Ergänzt werden diese durch die Dokumente zu den „Operational Procedures“ und weitere Guides.

Die zweite Säule mit den "Peppol eDelivery Network Specifications" gibt die technischen Spezifikationen und Ressourcen vor, die den Zugriff auf das Peppol-eDelivery-Netzwerk und die Implementierung der Komponenten ermöglichen. Darunter fallen z. B. der Einsatz gleicher digitaler Signaturtechnologien zur Sicherung der Nachrichteninhalte und die Verwendung derselben Formate. Dadurch entsteht ein sicheres und interoperables Netzwerk, durch das alle Access-Point-Betreiber verbunden sind.

Die dritte Säule, die Peppol Business Interoperability Specifications ‘BIS’, sind standarisierte elektronische Dokumente. Die Standards ermöglichen es, zwischen Sendern und Empfängern, sowohl für Einkäufer des öffentlichen Sektors und deren Lieferanten in Europa, aber auch darüber hinaus (andere Länder und Teilnehmer), einen offenen und sicheren Austausch zu etablieren. Die von OpenPeppol gepflegten E-Procurement-Spezifikationen (Peppol BIS) bauen auf der Arbeit des CEN-Workshops zu Schnittstellen für die Interoperabilität von Unternehmen für das öffentliche Beschaffungswesen in Europa (CEN BII) auf. Bei den unterstützten Dokumententypen erfolgt keine Einschränkung auf die Syntax UBL. Es können auch andere Syntaxen verwendet werden, wie dieses z. B. in Deutschland mit der XRechnung in der Syntax „Cross Industry Invoice“ (CII) möglich ist. Damit ist nicht nur die Verwendung von OpenPeppol veröffentlichten Spezifikationen, sondern auch eine Verwendung von länderspezifischen Spezifikationen möglich.

Die nationalen Peppol-Authorities (PA) arbeiten mit der von der OpenPeppol AISBL mit Sitz in Brüssel gehaltenen Coordinating-Authority zusammen und bilden so die nationalen Bindeglieder des Netzwerkes. Die PA ist insbesondere Ansprechpartnerin der Betreiber von Access-Points (AP) und Service-Metadata-Providern (SMP) in ihrem Wirkungsbereich. Aber auch Ansprechpartner für die nationalen End-User. Der Aufgabenbereich der PA umfasst u. a. auch

• die Pflege der Vertragsdokumente sowie Pflege der nationalen Peppol-Authority-Specific-Requirements (PASR) und der Vertragsschluss mit Serviceprovidern.
• Neben der Überwachung der Vertragseinhaltung steht die nationale Peppol-Authority ihren Mitgliedern auch in Support-Fragen zur Verfügung.
• Und sie ist die Vertreterin nationaler Interessen im Peppol-Netzwerk.

Eine häufig gestellte Frage ist die nach einer Registrierung für den End-User (Corner 1 und/oder Corner 4). Eine Registrierung im klassischen Sinne, mit einem aufwendigen Registrierungsprozess ist für den End-User im Peppol-Netzwerk nicht erforderlich.

Wenn Peppol-Netzwerk-Dokumente empfangen werden sollen, ist eine Registrierung der Empfänger-Peppol-ID erforderlich. Werden Dokumente nur gesendet, bedarf es keiner Registrierung der Sender-Peppol-ID. Die Registrierung beim Empfang über das Peppol-Netzwerk ist der Eintrag der Empfängerdaten im Service-Metadata-Publisher (SMP) des jeweiligen Serviceproviders. Der Eintrag erfolgt durch den Serviceprovider des SMP bzw. durch von diesem bereitgestellte Services/Oberflächen zur Pflege der Daten. Neben der Peppol-ID werden Angaben zu den vom Empfänger genutzten Geschäftsprozessen (Process-ID) und Dokumenten (Document-ID) gemacht. Sowohl Process-ID als auch Document-ID werden ebenfalls durch Peppol definiert. Eine Übersicht über die jeweils aktuell gültigen Document-IDs wird unter https://docs.peppol.eu/edelivery/codelists/ in der Liste der „Document Types“ zur Verfügung gestellt.

SEEBURGER ist sowohl Access-Point-Servicebetreiber, als auch SMP-Servicebetreiber. Die Pflege der Einträge am SMP kann durch den Anwender über unterstützende Pflegeoberflächen selbst vorgenommen werden.

Die Daten des Empfängers (Peppol-ID, unterstützte Prozesse und Dokumente) können für alle Teilnehmer ersichtlich im Peppol-Directory als Business-Card veröffentlicht werden. Das Peppol-Directory ist vergleichbar mit einem Telefonbuch, in dem die Adressaten für alle offen eingesehen werden können. Dieses Directory ist unter https://directory.peppol.eu/public erreichbar.

Um im Peppol-Netzwerk den richtigen Partner zu finden, spielt die Peppol-ID eine zentrale Rolle. Sie ist eine eindeutige Kennung eines Teilnehmers (Participants) und wird sowohl auf technischer Ebene, als auch in den Geschäftsdokumenten verwendet. Der Aufbau der ID ist durch die „PEPPOL eDelivery Network Specifications“ definiert und setzt sich immer aus der Scheme-ID eines Identifizierungsschemas und dem Wert gemäß dieses Schemas zusammen. Die Kennungen selber sind bereits bekannte Kennungen wie Umsatzsteuernummer oder andere länderspezifische Codes wie die „Organisasjonsnummer“ in Norwegen. Dieses erleichtert die Teilnahme für den End-User, da es keiner gesonderten Beantragung einer Peppol-ID bedarf.

In einigen Ländern sind allerdings die Vorgaben seitens der jeweiligen Peppol-Authority durch die in dem Land ansässigen End-User zu beachten. Die Anforderungen sind in den PASR festgelegt.

Die gültigen Scheme-IDs können jeweils unter https://docs.peppol.eu/edelivery/codelists/ unter „Participant Identifier Scheme“ eingesehen werden. In Deutschland ist es u. a. die VAT-ID, die Peppol-ID lautet dann z. B. 9930:DE1743082945.

Die Leitweg-ID ist ein Schema für eine Adressierungscodierung im Rahmen der Entwicklung des XRechnung-Standards und wurde für Geschäfte mit der öffentlichen Hand, somit für Bund, Länder, Gemeinden sowie Kommunen, in Deutschland definiert. Diese Adressierungskodierung wurde bei Peppol für die Adressierung im Peppol-Netzwerk als zulässiges Schema für den Participant-Identifier erfasst. Für Unternehmen in Deutschland wurde das Schema der VAT-ID / UST-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) registriert. Ferner können in Deutschland auch eine GLN (Global-Location-Number) oder, wenn weder eine VAT-ID noch eine GLN vorhanden ist und der Teilnehmer keine Organisation der öffentlichen Hand ist, die IBAN verwendet werden. Auftraggeber der Privatwirtschaft können somit ihre VAT-ID/UST-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) als Peppol-Participant-Identifier (Peppol-ID) zur eindeutigen Identifikation als Absender oder Empfänger nutzen. Für öffentliche Auftraggeber steht die Leitweg-ID als gültiges Schema zur Verfügung.

Die Verbindung zwischen einer Peppol-Participant-Identifier (Peppol-ID) und der Leitweg-ID bzw. der VAT-ID/UST-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) wird über verschiedene Präfixe hergestellt. Die Peppol-ID ergibt sich aus einem vierstelligen Zahlencode, der Scheme-ID, welcher der entsprechenden ID z. B. Leitweg-ID oder VAT-ID/UST-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) vorangestellt wird.

Im Peppol-Netzwerk können nicht nur Rechnungen versendet bzw. empfangen werden. Im Netzwerk wird der gesamte elektronische Beschaffungsprozess (eProcurement) unterstützt. Mit den Peppol-BIS-Spezifikationen wird die gesamte Kette vom Katalog über die Bestellung bis hin zur Rechnung ein kompletter Beschaffungsprozess abgedeckt (post award). Darüber hinaus unterstützt das Netzwerk bereits die Ausschreibungsprozesse (eTendering) durch einheitliche Formatspezifikationen.

Mit den Ergebnissen der Arbeitsgruppe für das international E-Invoicing rückt OpenPeppol der Einführung der internationalen Rechnungsstellung näher. Von der Einführung der internationalen Rechnungsstellung wird erwartet, dass sie der standardbasierten Interoperabilität von Geschäftsprozessen über Weltregionen hinweg einen Schub geben wird. Dies ist ein umfassendes Projekt, bei dem OpenPeppol die für dessen Erfolg notwendigen technischen und geschäftlichen Ressourcen aufwenden muss.

Der neue Trend in der Digitalisierung weckt das Interesse jeder Steuerbehörde rund um den Globus. Es ist ein Trend, der unter anderem die elektronische Rechnungsstellung einschließt, aber nicht darauf beschränkt. Es handelt sich um automatisierten Transaktionssysteme, die Daten erzeugen können, die von der Regierung für die Steuererhebung und für Zwecke der Unternehmenseffizienz benötigt werden. Peppol wird als eine der Lösungen in diesem Bereich angesehen und zwar insbesondere als die Lösung, die Geschäftseffizienz in einer Volkswirtschaft optimal mit Steuerberichterstattungs- und/oder Abrechnungsmodellen kombiniert. CTC könnte für Peppol große Chancen bieten, aus einer ganz anderen Perspektive an Regierungen heranzutreten, könnte aber auch eine große Bedrohung darstellen, wenn die Marktentwicklungen Peppol umgehen.

Der PoC

• extrahiert die Geschäftsanforderungen der Steuerbehörden,
• entwickelt eine Variante des Peppol-Architekturrahmens,
• die CTC unterstützt und diese Anforderungen umsetzt,
• und die Umgebung unter Beteiligung seiner Mitglieder testet, unterstützt durch technische Ressourcen des Betriebsbüros.

Die zentrale Steuerplattform – die fünfte Ecke – ist der Analysedatentresor der Regierung. Dieser ermöglicht die Erfassung steuerrelevanter Informationen aus Rechnungen UND anderen Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavis, Lieferscheinen und Zahlungsanweisungen. Die Unterstützung bereits etablierter Clearing- und Berichtsmodelle als weitere Option befindet sich zurzeit in der Machbarkeitsanalyse.

Das Peppol-CTC-Modell kann als dezentrales CTC-Modell mit reguliertem Dokumentenaustausch beschrieben werden. Die Prinzipien dieses Modells sind:

• Ausgewogenheit und Verhältnismäßigkeit
• Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten
• Effizienz und Harmonisierung
• basierend auf verfügbaren und bekannten Technologien
• Auswirkungen auf den Handel und die Lieferkette

Das Peppol-CTC ist ein hybrides Modell, welches bewährte Elemente bestehender CTC-Modelle miteinander kombiniert. Die wesentlichen Elemente können wie folgt beschrieben werden:

• Die Service-Provider Corner 2 (C2) und Corner 3 (C3) müssen bei der jeweiligen Steuerbehörde (Tax Administration TA) CTC zertifiziert sein.
• C2 prüft die Dokumenten gemäß lokalen Anforderungen und sendet in Echtzeit an den Service-Provider der Steuerbehörde, die Corner 5 (C5). Abhängig von der Definition kann es das komplette Geschäftsdokument oder ein definierter Steuerauszug sein.
• C2 sendet das geprüfte Dokument in Echtzeit an C3.
• C3 empfängt das Geschäftsdokument und sendet in Abhängigkeit von der Definition der TA ein TDD an C5. Dieser Schritt ist abhängig von der Definition der lokalen Steuerbehörden.
• Der Prozess zwischen C2 und C3 im Namen der von Verkäufer (C1) und Käufer (C4) handeln, entspricht den Regularien des Peppol-Netzwerkes. Damit für die TA sichergestellt, dass die Dokumente zwischen C1 und C4 sicher und regelbasiert ausgetauscht werden.
• Der Austausch der Geschäftsdokumente zwischen C1 und C4 sowie die Datenselektion und Versendung an C5 erfolgen in real-time.

Das Peppol-CTC-Modell erlaubt eine große flexible Anpassung an landesspezifische Anforderungen, seien es nun welche Geschäftsdokumente für das Steuerreporting relevant sind (Rechnungen, Bestellungen, …), in welchen Formaten das Reporting erfolgt oder auch die Anforderungen an die Sicherheit und Zertifizierung wie CTC-Zertifizierung, eSignature, SLA oder Datensicherheit.

SEEBURGER hat 2019 als eines der ersten deutschen Unternehmen die Zertifizierung als Peppol-Access-Point-Certified-Provider durch die OpenPeppol AISBL erhalten. SEEBURGER ist zertifizierter Peppol-Access-Point-Provider für AS2 und AS4. Seit dem 13.09.2022 zählt SEEBURGER außerdem zu einem der ersten in Japan anerkannten Peppol-Access-Point-Betreibern.

Zur Anbindung an den Peppol Service bietet SEEBURGER seinen Kunden verschiedene Protokolle an. Darunter AS2, HTTPS, OFTP, SLMP und SFTP. Die technischen Verbindungsdaten der SEEBURGER Cloud finden Sie auf unseren Datenblättern und Zertifikaten.

Peppol und PINT bilden in Zukunft den größten gemeinsamen Nenner für globales E-Invoicing für B2B- und B2G-Transaktionen. Die Netzwerke unterstützen bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften für die internationale E-Rechnung-Stellung in einer wachsenden Anzahl von Ländern auf der ganzen Welt. Das Peppol 5-Corner-Model „5C“ könnte zudem durch das allgemeine Bestreben in immer mehr Ländern der EU und auch international Clearance-Modelle einzuführen, auch diese Prozesse effizient und für die End-User vorteilsbringend unterstützen. Für internationales E-Invoicing ist Peppol somit einer der zukunftsträchtigsten Lösungsansätze.

Darüber hinaus stellt das Peppol-Netzwerk mit den Spezifikationen für die Beschaffungsprozesse (eProcurement) und für die öffentlichen Ausschreibungen (eTendering) die gesamte Beschaffungskette ab.