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Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung in Unternehmen mit Integration vorantreiben.

Einführung in die Prozessautomatisierung

In diesem umfassenden SEEBURGER-Leitfaden zur Prozessautomatisierung präsentieren wir eine vielfältige Palette von potenziellen Anwendungsgebieten in verschiedenen Branchen, darunter Finanzdienstleistungen, Maschinen- und Anlagenbau, Einzelhandel und Automobilindustrie. Prozessautomatisierung revolutioniert herkömmliche Arbeitsprozesse, indem sie die Optimierung wiederkehrender Aufgaben und Dateneingabeprozesse ermöglicht und gleichzeitig Unterstützung bei der Datenanalyse und Entscheidungsfindung bietet. All dies eröffnet neue Chancen für das Wachstum Ihres Unternehmens. 

Der Leitfaden ist speziell auf Unternehmen zugeschnitten, die die Implementierung von Automatisierungstechnologien in Betracht ziehen – ganz gleich, ob Sie ein aufstrebendes Start-up sind, das eine effiziente Skalierung anstrebt, oder ein etabliertes Großunternehmen, das die digitale Transformation auf Unternehmensebene vorantreiben möchte. Sie erhalten praxisnahe Einblicke und klare Anleitungen, die Ihnen das erforderliche Rüstzeug für fundierte Entscheidungsfindung bieten. Nutzen Sie das Potenzial der Geschäftsautomatisierung, um Arbeitsprozesse zu optimieren und Innovationen voranzutreiben.

Vier Arten der Prozessautomatisierung

RPA (Robotic Process Automation), BPA (Business Process Automation), DPA (Digital Process Automation) und IPA (Intelligent Process Automation) sind verschiedene Ansätze zur Prozessautomatisierung, die darauf abzielen, komplexe Geschäfts- und Produktionsabläufe durch die Automatisierung von Aufgaben effektiver und effizienter zu gestalten. Jede Form der Automatisierung bietet die grundlegenden Vorteile einer gesteigerten Effizienz, Kosteneinsparungen und reduzierten Fehlern. Der wesentliche Unterschied zwischen diesen Prozessautomatisierungsarten liegt in ihrem Grad der Integration.

Was ist Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation (RPA), auch robotische Prozessautomatisierung genannt, bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern oder „Bots“ zur Automatisierung repetitiver Aufgaben, zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zur Steigerung der Gesamteffizienz. RPA-Software erledigt spezifische regelbasierte Aufgaben und eliminiert so manuelle, sich wiederholende und zeitraubende Tätigkeiten, damit sich Mitarbeiter auf anspruchsvollere und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Auf Softwareebene sind diese Bots dazu programmiert, die Klicks und Aktionen auszuführen, die sonst ein menschlicher Anwender ausführen würde. Dabei sind sie jedoch wesentlich schneller und eliminieren das Potenzial für menschliche Fehler. Dies spart Zeit und Geld und steigert die Produktivität.

Beispiele für Robotic Process Automation

Geschäftliche Anwendungsmöglichkeiten von RPA sind beispielsweise:

  • Dateneingabe: Bots können Daten aus diversen Quellen wie Tabellenkalkulationen, E-Mails und Dokumenten extrahieren und diese eigenständig in die entsprechenden Systeme oder Datenbanken einfügen. Ein ausgezeichneter Ausgangspunkt für die Digitalisierung Ihres Unternehmens ist die Automatisierung Ihrer Buchhaltung. Dadurch wird nicht nur das Risiko manueller Fehler minimiert, sondern auch wertvolle Personalressourcen für komplexere Aufgaben freigesetzt.
  • Rechnungsverarbeitung: RPA-Bots können Informationen aus Rechnungen scannen, extrahieren, Validierungen durchführen und die erforderlichen Finanzunterlagen aktualisieren. Im Vergleich zur manuellen Eingabe von Rechnungsdaten in Buchhaltungssysteme beschleunigt dies den Prozess und verringert Fehler.

  • Kundenservice: Von RPA betriebene Chatbots können Kundenanfragen bearbeiten, häufig gestellte Fragen (FAQs) beantworten und bei der Lösung einfacher Probleme unterstützen. Darüber hinaus können sie Antworten sofort bereitstellen, wodurch Zeit sowohl für Kunden als auch für das Support-Personal gespart wird.

  • Berichterstellung: Bots können Daten aus verschiedenen Quellen abrufen, zusammenfassen und automatisch Berichte erstellen. Dies beseitigt die Notwendigkeit für manuelle Datenerfassung und -bearbeitung und ermöglicht so eine schnellere und genauere Berichterstattung.

  • HR-Onboarding: RPA-Bots können beim Onboarding neuer Mitarbeiter unterstützen, indem sie automatisch Konten erstellen, Dokumente generieren und Willkommens-E-Mails versenden. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine reibungslose Einarbeitungserfahrung.

  • IT-Support: Bots können einfache IT-Aufgaben, wie das Zurücksetzen von Passwörtern, die Installation von Software und Systemupdates, durchführen. Dies unterstützt Unternehmen dabei, häufig auftretende IT-Arbeiten schnell zu erledigen und die Arbeitsbelastung der Support-Teams zu reduzieren.

Darüber hinaus kann RPA in zahlreichen weiteren Anwendungsbereichen eingesetzt werden, in denen repetitive, regelbasierte Aufgaben anfallen. Das eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Produktivität, Präzision und Skalierbarkeit zu steigern.

 

Was sind die Vorteile von Robotic Process Automation?

RPA bringt zahlreiche geschäftliche Vorteile mit sich. Das macht es zu einer wertvollen Automatisierungslösung für Unternehmen:

Effizienz

Die Automatisierung von repetitiven und monotonen Aufgaben steigert die operative Effizienz und ermöglichen es Mitarbeitern, sich auf wertvollere und strategische Aufgaben zu konzentrieren. Dies führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer höheren Produktivität.

Konsistenz

Automatisierung kann Genauigkeit und Konsistenz bei der Datenverarbeitung gewährleisten und reduziert so die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und minimiert den Bedarf an manuellen Eingriffen.

Skalierbarkeit

Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, ein höheres Arbeitsaufkommen ohne zusätzliche Ressourcen zu bewältigen.

Regulatorischer Anforderungen

Standardisierte Prozesse und umfassende Prüfprotokolle erleichtern für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Verbessertes Kundenerlebnis

Schnellere Reaktionszeiten und kürzere Bearbeitungszeiten sorgen für ein verbessertes Kundenerlebnis.

RPA vs. BPA vs. DPA vs. IPA

Welche Vorteile haben die verschiedenen Arten der Prozessautomatisierung im Vergleich?

RPA vs. BPA

RPA wird im Allgemeinen für die Lösung von Problemen auf Aufgabenebene eingesetzt, während BPA für die Lösung von Problemen auf Prozessebene verwendet wird. Laut Gartner 1 „sollte RPA als letzter Ausweg für die Automatisierung verwendet werden, wenn keine API verfügbar ist und eine einfachere Workflow-Ausführung erforderlich ist.“

  • RPA an sich besitzt keine Intelligenz oder die Fähigkeit zur Entscheidungsfindung, es sei denn, sie wird mit KI und maschinellem Lernen kombiniert. .
    • RPA eignet sich hervorragend zur Automatisierung repetitiver Aufgaben, die keine Umstrukturierung bestehender Systeme erfordern, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig Kosten zu reduzieren.
  • BPA eignet sich am besten für umfangreiche Automatisierungsprojekte, die eine Integration mit anderen Anwendungen und Datenquellen erfordern.
    • BPA ist ideal für die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Verfolgung des Arbeitsfortschritts mithilfe von Cloud Services geeignet.

BPA vs. DPA

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) und digitale Prozessautomatisierung (DPA) sind wertvolle Werkzeuge zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Obwohl sie Gemeinsamkeiten aufweisen, unterscheiden sie sich in ihren Anwendungsfällen deutlich.

BPA konzentriert sich auf die Automatisierung repetitiver Mitarbeiteraufgaben und Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens. Das Ziel besteht darin, die Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und Zeit einzusparen. Typische Anwendungsgebiete von BPA sind:

  • Administrative Aufgaben: Die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenverwaltung und Terminplanung spart wertvolle Mitarbeiterzeit.
  • Human Resources: BPA kann den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter, Leistungsbeurteilungen und das Zeitmanagement automatisieren.
  • Kundendienst: Die Automatisierung von Ticketweiterleitung, Antwortprozessen und der Bearbeitung grundlegender Kundenanfragen verbessern Reaktionszeiten und erhöhen die Kundenzufriedenheit.
  • Finanz- und Rechnungswesen: BPA kann Genehmigungsprozesse wie die Rechnungsbearbeitung optimieren.

 

DPA konzentriert sich auf die Automatisierung digitaler End-to-End-Prozesse, die sowohl Menschen als auch Systeme einbeziehen. Sie optimiert nicht nur Aufgaben, sondern ermöglicht auch eine nahtlose Zusammenarbeit und Integration über verschiedene Tools und Plattformen hinweg. DPA findet oft Anwendung in den folgenden Bereichen:

  • Kundenerlebnis: DPA kann Online-Verkaufsprozesse automatisieren, Marketingkampagnen personalisieren und Kundenfeedback analysieren. Auf diese Weise können Unternehmen außergewöhnliche Kundenerlebnisse bieten.
  • Lieferkettenmanagement: Mit der Automatisierung von Bestandsverfolgung, Auftragsabwicklung und Logistik unterstützt DPA Unternehmen dabei, ihre Lieferkette zu optimieren und bietet einen Echtzeit-Überblick über den Prozess.
  • Compliance und Risikomanagement: DPA unterstützt Unternehmen dabei, eine zuverlässig gesetzeskonforme IT-Sicherheit zu gewährleisten, indem sie die automatisierte Überwachung der Einhaltung von Vorschriften sowie die Erstellung von Berichten und Risikobewertungen ermöglicht. Auf diese Weise können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und das Risiko kostspieliger Fehler oder Strafen reduzieren.
  • Produktentwicklung: DPA ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben wie der Erfassung und Aktualisierung von Produktinformationen, der Optimierung der Produktentwicklungsprozesse, der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Teams und der Gewährleistung der Qualitätssicherung. Dies führt zu einer beschleunigten Markteinführung und einer Steigerung der Produktqualität.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich BPA auf die Automatisierung repetitiver Aufgaben und Arbeitsabläufe konzentriert. DPA geht darüber hinaus, indem es End-to-End-Prozesse digitalisiert und optimiert und eine bessere Zusammenarbeit und Integration ermöglicht. Sowohl BPA als auch DPA haben ihre eigenen Anwendungsfälle, und Unternehmen sollten ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen bewerten, um festzustellen, welcher Automatisierungsansatz ihren Zielen am besten entspricht.

Gartner, “Quick Answer: How to Choose the Right Use Cases for Robotic Process Automation,” Annie Garcia, 2022

 

Manchmal reicht die Auswahl eines einzelnen Prozessautomatisierungstyps nicht aus, um komplexe Herausforderungen effektiv zu bewältigen. In solchen Fällen könnten IT-Teams und Geschäftsentscheider sich für eine umfassendere Strategie entscheiden, bei der verschiedene Automatisierungsinitiativen kombiniert und integriert werden. Hyperautomatisierung repräsentiert diesen ganzheitlichen Ansatz und erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus der Automatisierung. Der Unterschied zwischen traditioneller Prozessautomatisierung und Hyperautomatisierung liegt in ihrem Umfang und ihrer Schwerpunktsetzung. Prozessautomatisierung ist ein weitgefasster Begriff für den Einsatz von Technologie zur Ausführung von Aufgaben ohne manuelle Intervention, während Hyperautomatisierung insbesondere die Integration und Orchestrierung mehrerer Automatisierungsinitiativen, Tools und Technologien betont, um eine umfassende und anspruchsvolle Lösung zu entwickeln.

Anwendungsfälle der Prozessautomatisierung

Automatisierung vereint Effizienz mit Innovation. Unternehmen der verschiedensten Branchen nutzen die Möglichkeiten der Automatisierung bei Datenübertragungen, API-Tests, Onboarding und für das Industrial Internet of Things (IIoT), um Abläufe zu optimieren, die Produktivität zu verbessern, das Wachstum voranzutreiben und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Automatisierung der Datenübertragung

Bei der automatisierten Datenübertragung handelt es sich um den Prozess der Übertragung von Dateien, Dokumenten oder anderen Informationen von einer Quelle zu einem Ziel, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist. Dabei werden vordefinierte Regeln, Arbeitsabläufe oder Zeitpläne festgelegt, um Datenübertragungen zu initiieren und zu verwalten.

Die automatisierte Datenübertragung mithilfe von MFT bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter gesteigerte Produktivität, verbesserte Datensicherheit, höhere Zuverlässigkeit und reduzierte Betriebskosten. Das erlaubt beispielsweise Unternehmen in der Finanzdienstleistungsbranche, große Datenmengen effizient zu verarbeiten und sicherzustellen, dass Daten zuverlässig und sicher zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden.

Bewährte Verfahren für eine erfolgreiche Automatisierung

Vorbereitungen für die Einführung der Prozessautomatisierung

Bei der Entwicklung einer Automatisierungsstrategie ist es entscheidend, die Stakeholder entlang des gesamten Prozesses einzubeziehen und ihre Zustimmung zu gewinnen. Eine erfolgreiche Prozessautomatisierung erfordert die Unterstützung und Kooperation zahlreicher verschiedener Parteien, einschließlich Führungskräften, Mitarbeitern und IT-Teams. Durch die frühzeitige Einbindung dieser Akteure können Bedenken ausgeräumt und wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden – und so die Erfolgsaussichten für die Umsetzung der Automatisierung gesteigert.

Unternehmen können sich bei der Vorbereitung für eine erfolgreiche Automatisierungsimplementierung an den folgenden Best Practices orientieren, um die Sicherheit zu erhöhen, den Betrieb effizient zu skalieren und langfristige Nachhaltigkeit zu gewährleisten:

Starke Sicherheitsmaßnahmen implementieren

Sichere Automatisierungsprozesse sind von entscheidender Bedeutung, um den Schutz Ihrer Daten während der Übertragung, Speicherung und Verarbeitung zu gewährleisten. Führen Sie in jeder Phase der Automatisierungsprozesse angemessene Sicherheitsvorkehrungen ein, wie beispielsweise starke Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Implementieren Sie strikte Zugriffskontrollen und Berechtigungen basierend auf Rollen, um den Zugriff auf sensible Informationen zu beschränken.

Überwachen und verwalten

Es ist wichtig, Ihre automatisierten Arbeitsabläufe kontinuierlich zu überwachen und zu verwalten, um Unregelmäßigkeiten oder Sicherheitsverletzungen frühzeitig zu erkennen. Implementieren Sie detaillierte Protokollierungs- und Echtzeit-Überwachungstools, um potenzielle Probleme unverzüglich zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Führen Sie zudem regelmäßige Audits und Prüfungen Ihrer automatisierten Arbeitsabläufe durch, um notwendige Anpassungen vorzunehmen und Schwachstellen zu identifizieren, die Verbesserungen erfordern.

Skalierbarkeit einplanen

Skalierbare Automatisierungslösungen berücksichtigen Faktoren wie das Wachstum Ihres Unternehmens und die potenziell steigende Nachfrage. Gestalten Sie Ihre Automatisierungslösungen so, dass sie steigende Arbeitsbelastungen effizient bewältigen können. Integrierte Funktionen für die Skalierbarkeit der Automatisierung, wie Lastenausgleich, Cloud-basierte Infrastruktur und horizontale Skalierung, können auch Spitzenanforderungen problemlos bewältigen.

Planung für Nachhaltigkeit

Nachhaltige Prozessautomatisierung beginnt mit der Berücksichtigung der langfristigen Auswirkungen auf Umwelt und Gesellschaft. Optimieren Sie Ihre Prozesse hinsichtlich Nachhaltigkeit, indem Sie den Papierverbrauch verringern, den Energieverbrauch minimieren und umweltfreundliche Praktiken dort einführen, wo immer es möglich ist.

Compliance-Vorschriften einhalten

Wenn Sie eine nachhaltige Automatisierungsstrategie entwickeln und umsetzen, ist es entscheidend, alle Vorgaben und branchenspezifischen Vorschriften, wie DSGVO, HIPAA oder PCI DSS, zu berücksichtigen. Gewährleisten Sie, dass Ihre Automatisierungslösungen diesen Vorschriften entsprechen, um sensible Kunden- und Geschäftsdaten zu schützen.

Die Beachtung dieser Best Practices legt den Grundstein für eine erfolgreiche Prozessautomatisierungsinitiative in Ihrem Unternehmen. SEEBURGER steht Ihnen mit hochmodernen Integrationslösungen zur Seite, einschließlich einer Strategie für Ihr Automatisierungsvorhaben mit speziell auf Ihre BIS Plattform zugeschnittenen Anwendungsfällen.

Wie SEEBURGER Sie bei der Prozessautomatisierung unterstützen kann

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen, Aufgaben und Prozessen wird durch die leistungsstarken Funktionen der Business Process Execution Language (BPEL) ermöglicht, die in der BIS Plattform über eine Prozess- und Workflow-Engine verfügbar sind.

Ein zentrales Merkmal unserer Plattform ist die Ausrichtung auf configuration over development. Dabei wählen Sie aus einer Liste von vordefinierten Vorlagen für technische und geschäftliche Prozesse aus. Anschließend wird der ausgewählte Prozess in eine Abfolge von Aktionen integriert und kann nach Ihren Anforderungen konfiguriert werden.

Sämtliche Tätigkeiten und Aufgaben lassen sich entweder manuell über die Web-Benutzeroberfläche (WebUI) oder mithilfe der Automatisierungsfunktionen der BIS Plattform erledigen. Zusätzlich ermöglichen der Export und Import dieser Elemente eine zeitsparende Verbreitung von Konfigurationen in verschiedenen Umgebungen.

Die BIS Plattform kann mithilfe eines Konnektoransatzes in Automatisierungslösungen integriert werden. Diese Kompatibilität mit bestehenden Automatisierungslösungen erweitert die Funktionalitäten der BIS Plattform. Dadurch bietet BIS eine umfassende, robuste und maßgeschneiderte Plattform, die in der Lage ist, Automatisierungsarchitekturen mit umfassenden Integrationsmöglichkeiten zu unterstützen, sei es zur Ergänzung von RPA-Anwendungen oder anderen Projekten.

 Whitepaper

Accelerate and Automate Business-Driven Innovation with Integration

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Beispiele für Automatisierungsmöglichkeiten mit der BIS Plattform

Datentransfers automatisieren

Workflow-, Aufgaben- und Prozessautomatisierung können durch die Konfiguration der BIS Process Engine erreicht werden. Zum Beispiel kann ein Geschäftsprozess für kritische Dateiübertragungen leicht automatisiert und erweitert werden, um Geschäftsdienste durch API-Integration, einschließlich Verwaltung und Überwachung, bereitzustellen.

Dokumentenfreigabe automatisieren

Die Automatisierung des Prozesses zur Dokumentenprüfung und -genehmigung beinhaltet die automatische Weiterleitung der Dokumente an die entsprechenden Beteiligten. Dadurch werden der manuelle Aufwand verringert und der Genehmigungsprozess beschleunigt.

Bestellungsbearbeitung automatisieren

Die Automatisierung der Erstellung, Einreichung und Genehmigung von Bestellungen gewährleistet eine nahtlose Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen, minimiert Fehler und verbessert die Effizienz im Beschaffungswesen.

Rechnungsbearbeitung automatisieren

Automatisierung des Arbeitsablaufs bei der Rechnungsbearbeitung, einschließlich der Erfassung von Rechnungsdaten, der Überprüfung und der Weiterleitung von Genehmigungen. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungszyklus.

Onboarding automatisieren

Die Integration Ihrer Netzwerke, Kunden und Partner zur Prozessautomatisierung beginnt mit einem schnellen, zuverlässigen Onboarding-Prozess, der alle Bereiche Ihres Unternehmens miteinander verbindet. Um ein automatisiertes Onboarding zu ermöglichen, kann die SEEBURGER Community Management Application (CMA) genutzt werden:

  • Automatisierung von Geschäftsprozessen, Kampagnen und Partner-Communities mit Selfservices
  • Garantierte Datenqualität durch Echtzeitüberwachung und -analyse
  • Generierung von Validierungs- und Compliance-Berichten in Echtzeit

Prozessautomatisierung mit der BIS Plattform erweitern

Dieser Leitfaden zur Prozessautomatisierung hat zusammengefasst, wie Unternehmen IT-Aufwand und Kosten reduzieren, Sicherheit erhöhen, repetitive manuelle Aufgaben eliminieren und Innovationen beschleunigen können, indem sie Technologien zur Prozessautomatisierung in ihre Systeme, Anwendungen, Datenquellen und Arbeitsabläufe integrieren. Die BIS Plattform kann als eine der Technologien, die Sie in einem Hyperautomatisierungsportfolio benötigen, dazu beitragen, den Ausbau der Automatisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben 2.

 

2Gartner, “What’s Next After RPA? Hyperautomation: Strategies and Tools for Best Business Outcomes,” Akash Jain, 2023

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