Was ist eine EDIFACT-ORDCHG-Nachricht?

Eine EDIFACT-ORDCHG-Nachricht (purchase ORDer CHanGe request bzw. Antrag auf Bestellungsänderung) wird zur Aktualisierung und Änderung einer zuvor gesendeten EDIFACT-ORDERS-Nachricht verwendet. Wenn Änderungen an früheren Bestellungen erforderlich sind, wird die ORDCHG-Nachricht generiert, die sich auf die frühere Bestellnummer bezieht und dann die erforderlichen Änderungen enthält. Diese Nachricht folgt dem EDI-Nachrichtenstandard UN/EDIFACT und wird in Verbindung mit den EDI-Nachrichten ORDERS verwendet.

Das einkaufende Unternehmen würde zunächst eine EDI-Bestellung erstellen, um den ersten Auftrag an seinen Lieferanten zu erteilen. Bei Verwendung von EDIFACT als EDI-Standard würde dies als ORDERS-Nachricht bzw. mit ANSI X12 als EDI 850 (Purchase order) erfolgen.

Die ORDCHG kann verwendet werden, um eine oder mehrere Positionen/Waren aus einer zuvor gesendeten Bestellung zu ändern oder zu stornieren. Sie können sich auch auf einen oder mehrere verschiedene Lieferabrufe beziehen. Sie können auch verwendet werden, um den Lieferanten mit zuvor unbekannten Details zur Bestellung zu aktualisieren, wie z. B. Zoll-, Transport- und Lieferdetails.

Bestelländerungsnachrichten folgen einer bestimmten Struktur von Segmenten und Elementen, die dem EDIFACT-Standard entsprechen. Das kundeneigene ERP-System würde eine Nachricht erstellen, die alle erforderlichen Bestelländerungsinformationen enthält, wie z. B. ein ORDCHG-SAP-IDoc, das dann über ein EDI-Tool in den vom Kunden gewünschten EDI-Standard übersetzt wird. Die Lösung kann ein EDI Cloud Service oder eine B2B/EDI-Funktion für den internen Gebrauch sein.

Eine typische EDIFACT-ORDCHG-Nachricht enthält:

Informationen über Käufer und Verkäufer
Details zur vorherigen Bestellung
Angaben zum bestellten Material, mit den erforderlichen Mengen und Daten
Angaben darüber, ob die angeforderten Materialdetails hinzugefügt, entfernt oder geändert werden sollen
Lieferdetails, sowohl wann als auch wohin

Sobald der Lieferant eine ORDCHG-Nachricht erhalten hat, prüft sein EDI-System den Inhalt anhand seiner ORDCHG-Spezifikation. Wenn die Nachricht syntaktisch korrekt ist, kann das EPR-System des Lieferanten die zuvor gespeicherten Bestelldaten mit den neuen Informationen aktualisieren, indem es die gelieferte Bestellnummer verwendet. Anschließend kann eine Funktionsbestätigung zurückgeschickt werden, um zu bestätigen, dass die Nachricht empfangen und akzeptiert wurde.

Die folgende Abbildung zeigt die Rolle einer EDIFACT-ORDCHG-Nachricht und welche anderen Nachrichtentypen in einem Einzelhandelsszenario verwendet werden:

EDIFACT ist der derzeitige, von der UNO vorgeschlagene Standard und ist in ganz Europa sowie in den meisten Teilen Asiens weit verbreitet. UN/EDIFACT verwendet ein einziges ORDCHG-Dokument, das alle Arten von Bestelländerungen abdeckt. Bei Verwendung des ANSI-X12-Standards, der vor allem in Nordamerika verwendet wird, würde das Dokument ANSI X12 EDI 860 (Purchase Order Change Request) gesendet werden. TRADACOMS ist ein Standard im britischen Einzelhandel, und wenn dieser Standard verwendet wird, gilt das ORDHDR-Dokument sowohl für die ursprüngliche Bestellung als auch für jede spätere Bestelländerung, falls erforderlich.

Das Hauptproblem, das bei der Verwendung von EDI auftreten kann, betrifft falsche oder unbekannte Stammdaten. Wenn Sie Referenzen senden, die der Lieferant nicht kennt oder versteht, kann dies zu Verwirrung führen, und die ORDCHG-Nachricht wird möglicherweise nicht akzeptiert. Zum Beispiel:

Die angeforderten Materialien oder Teile können eine andere Referenz haben, die im ERP-System des Lieferanten nicht verfügbar ist, oder Sie referenzieren sie mit einem anderen Code
Der Lieferant kennt möglicherweise keine spezifischen Standortcodes, wie z. B. Warehouse, Dock oder Gate

Verringerung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter durch die Automatisierung zahlreicher Aufgaben, bei denen Änderungen an Bestellungen vorgenommen werden können

Geringere Fehleranfälligkeit, da menschliche Interaktion vermieden werden kann

Der Transaktionsfluss wird papierlos, was weniger Abfall bedeutet

Die direkte Übermittlung von Daten und die automatische Aktualisierung von Bestellungen beschleunigen den gesamten Bestellprozess

Spezifische Vorteile für Kunden

Die Aktualisierung der Dispositionspläne erfolgt schneller, so dass Out-of-Stock- oder Überlieferungsszenarien weitaus seltener auftreten
Kostenreduzierung, da bisher manuelle Tätigkeiten automatisiert werden können

Spezifische Vorteile für Lieferanten

Die aktualisierte Lieferplanung wird schneller und mit weniger Fehlern durchgeführt
Vermeidung von Fehllieferungen
Bessere Lieferantenbewertung aufgrund des insgesamt reibungsloseren Prozesses

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