Was ist EDI?

In unserem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige rund um den elektronischen Datenaustausch, kurz EDI. Hier lernen Sie die Funktionsweise von EDI kennen, erfahren welche EDI-Software Sie benötigen und erhalten einen Überblick über geeignete EDI-Betriebsmodells. Weiterhin erhalten Sie Informationen zu dem klassischen EDI-Projektablauf sowie der Implementierung Ihrer eigenen EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen. Abschließend beantworten wir Ihnen in unseren FAQs alle häufig gestellten Fragen, die beim Thema EDI aufkommen.

EDI ist das Akronym von Electronic Data Interchange, worunter man den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten versteht – also beispielsweise Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen Geschäftspartnern. Diese Dokumente werden in Form von strukturierten Daten und ohne manuelle Eingriffe ausgetauscht.

EDI erleichtert die nahtlose Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Handelspartnern, rationalisiert Geschäftsprozesse, steigert die Effizienz und reduziert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.

Der EDI-Datenaustausch ist dabei keine spezifische Technologie, sondern ein Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen (Kommunikationsprotokollen) und etablierten, international gültigen Geschäftsdokumentenstandards. Der elektronische Austausch strukturierter Daten selbst erfolgt einfach und sicher über Standards für EDI-Dateien und unabhängig von den spezifischen EDI-Formaten oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning, zu Deutsch Warenwirtschaftssystem) der beteiligten Geschäftspartner.

Eine EDI-Lösung bietet ein enormes Rationalisierungspotenzial und automatisiert Geschäftsprozesse so, dass der Austausch schneller, effizienter und weniger fehleranfällig abläuft.

Die Vorteile im täglichen operativen Geschäft sind somit beispielsweise:

• Schnellere Übertragungs- und Abwicklungsgeschwindigkeit bei geringeren Kosten
• Dateneingabefehler vermindern und so die Genauigkeit der Information erhöhen
• Lagerhaltungskosten (z.B. durch Just-in-Time bzw. Just-in-Sequence) reduzieren
• Wiederholende manuelle Prozesse und Durchlaufzeiten durch Automatisierung reduzieren

Aber auch für die Unternehmensleitung ergibt sich durch den Einsatz von EDI-Systemen ein breites Spektrum an Vorteilen, da geschäftsrelevante Informationen schneller und vor allem strukturierter vorliegen. Die Auswertung dieser EDI-Daten durch entsprechende Business-Intelligence-Methoden ermöglicht eine verbesserte Prozessteuerung durch ständig verfügbare und aktuelle Daten.

Im Bereich der Planung, Entscheidung und Kontrolle ergibt sich also folgendes:

• Geringere Fehleranfälligkeit der Daten durch Abweichungsanalysen und neue Prognoseverfahren
• Bessere strategische Entscheidungen durch neugewonnene statistische Erkenntnisse
• Zeitersparnis durch schneller verfügbare Informationen
• Bessere Simulationen und Bestandsübersicht durch einfachere Soll-Ist-Vergleiche
• Effizienzsteigerung durch Produktivitätsauswertungen und verbessertes Cash-Management

Der Nachrichtenaustausch mit dem EDI-Verfahren zwischen Unternehmen erfolgt entlang etablierter Geschäftsdokumentenstandards (auch EDI-Nachrichtenstandards), auf welche sich die Firmen einer Branche untereinander geeinigt haben. Beispielsweise nutzt die europäische Chemiebranche grundsätzlich die EDI-Norm EDIFACT, und davon das speziell für die Chemiebranche definierte Subset CEFIC (französisch für: Conseil Européen des Fédérations de l’Industrie Chimique).

Weil die ERP-Systeme in der Regel nicht nativ für diese Nachrichtenstandards ausgelegt sind, müssen die vom System zu versendenden Daten vom internen Format zunächst in den etablierten Nachrichtenstandard konvertiert werden. Erst danach können sie dem Empfänger über das vereinbarte elektronische Austauschprotokoll zugestellt werden. Zusammengefasst erfordert klassische EDI-Fähigkeit des Senders folgende drei Verarbeitungsschritte:

1. Konnektivität – Nachrichten werden im internen Format vom SAP-System entgegengenommen
2. Konvertierung – Nachrichten werden vom internen Format in den Nachrichtenstandard überführt
3. Kommunikation – Nachrichten werden über das vereinbarte Kommunikationsprotokoll versandt

Analog müssen auf der Seite des Empfängers die Verarbeitungsschritte in umgekehrter Reihenfolge durchlaufen werden: Im Verarbeitungsschritt Kommunikation wird der Empfang der Nachricht durch das Kommunikationsprotokoll bestätigt, dann wird die Nachricht in das interne Format konvertiert, und im letzten Schritt wird die Nachricht dem empfangenden ERP-System übergeben.

Die B2B/EDI-Funktion der SEEBURGER BIS unterstützt Sie bei der umfassenden Integration und beim Management aller B2B-Partner über das B2B-Gateway und verschiedene Portal/Cloud-Applikationen.

Über das SEEBURGER BIS B2B-Gateway sind meist die wichtigsten Geschäftspartner angebunden. Es übernimmt das Routing und die Weiterverarbeitung von B2B-/EDI-Nachrichten nach Branchenstandards.

Das Gateway wird ergänzt durch Portal-Applikationen zum effizienten Management der oft zahlreichen Geschäftspartner, z. B. die Community Management Application oder das BIS WebEDI Supplier Portal.

Bei direkter Kommunikation wird jede Nachricht einzeln direkt vom Sender an jeden einzelnen Empfänger übermittelt. Diese Art Punkt-zu-Punkt-Verbindung eignet sich besonders zur Übertragung großer Datenmengen.

Wird hingegen ein Standard zur einheitlichen Verständigung aller Beteiligten eingeführt, spricht man von indirekter Kommunikation. Hierbei wird die Nachricht einmal vom Sender an einen VAN-Provider (Value-Added-Network) gesendet, von welchem aus dann die Verteilung an die einzelnen Empfänger gesteuert wird. Der Vorteil von Mailbox-Systemen ist, dass partnerunabhängig kommuniziert werden kann. Es genügt daher, eine Verbindung zur eigenen Box aufzubauen.

Die EDI-Software besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten:

1. Der ERP-Konnektor integriert das eigene ERP-System mit der EDI-Software und sendet und empfängt Nachrichten an und vom ERP-System im internen Format.
2. Der Konverter transformiert Inhouse-Formate bzw. -Nachrichten vom internen Format in den von der Branche für den Nachrichtenaustausch vereinbarte Branchenstandard.
3. Der EDI-Kommunikationsadapter wickelt die technische Zustellung der „EDI Message“ an die Geschäftspartner ab.

Unsere B2B/EDI-Funktion der SEEBURGER BIS ist als stressfreier, vollständig verwalteter, cloudbasierter Service oder als On-Premises-Paket erhältlich, das Sie in der öffentlichen Cloud Ihrer Wahl, in Ihrer eigenen privaten Cloud oder in Ihrer eigenen Hardware installieren können.

Möchten Sie einige Aspekte im Haus behalten und andere auslagern? Mit unserer Integrationsplattform als Service (iPaaS) können Sie wählen, was Sie selbst verwalten und was Sie an SEEBURGER auslagern möchten.

Mit WebEDI können Sie auch Handelspartnern anbinden, die noch nicht mit EDI vertraut sind.

Um ein EDI-Projekt erfolgreich im Unternehmen umzusetzen, sind drei Faktoren ausschlaggebend: Die volle Unterstützung durch das Management, ein professionelles Projektmanagement und eine exakte und klare Zieldefinition.

Die Vorstudie

Eine Vorstudie hat zum Ziel, mit möglichst wenig Aufwand zu prüfen, in welchen Bereichen und mit welchen Ressourcen der Einsatz eines EDI-Projektes sinnvoll erscheint. Dadurch können folgende Aspekte definiert werden:

• Produktstrategie
• Projektdimensionen
• Aufwände für Detailanalysen
• Planung des Einführungs- und Realisierungsprojektes
• Potenzial des EDI-Projektes
• Interessen und Bedarf der derzeitigen Handelspartner

Die Vorstudie umfasst eine Beschreibung des Ist-Zustands, also der bestehenden Systeme in jedem Funktionsbereich und ermittelt, auf welche Art und Weise diese Systeme mit EDI verbessert werden können. Sie bildet die Grundlage für die endgültige Entscheidung über das EDI-Integrationsprojekt, die beste unmittelbare Nutzung in der Organisation und die besten Einsatzmethoden der Technologie. Der Bericht sollte finanzorientiert sein und der Geschäftsleitung als fundierte Entscheidungsgrundlage dienen.

Anforderungskriterien und Systemauswahl

Sobald das Lösungskonzept für die gewünschte EDI-Lösung definiert ist, werden detaillierte Anforderungen aus dem Soll-Konzept abgeleitet. Diese Anforderungen bilden die Basis für ein späteres Lastenheft. Neben den technischen Anforderungen muss generell die Entscheidung getroffen werden, ob eine Inhouse- oder SaaS-Lösung angestrebt wird.

Hierfür sollten u. a. folgende Kriterien herangezogen werden:

• Implementierungskosten der EDI-Lösung
• Zusätzliche Soft- und Hardwarekosten für den Betrieb der EDI-Lösung
• Laufende Kosten für Administration, Wartung, Transaktion
• Interne Personalressourcen

Die Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen teilt sich in drei Phasen auf: die EDI-Konzeptphase, die EDI-Testphase und abschließend die Produktivsetzung sowie der Live-Betrieb.

Unter EDI-Migration versteht man die Einführung eines neuen EDI-Systems in einem Unternehmen. In der Regel umfasst dieser Prozess den nahtlosen Übergang von Daten, Systemen und Infrastruktur aus dem bestehenden System in eine neue EDI-Umgebung. Er kann auch die Neubewertung von Partnerschaften mit neuen Dienstleistern oder den Wechsel zu einer Cloud-basierten Lösung beinhalten.

Warum entscheiden sich Unternehmen für einen Wechsel des EDI-Integrationsanbieters oder für eine Migration in die Cloud? Diese Entscheidung wird von einer Vielzahl von Faktoren bestimmt, darunter technologische Fortschritte, der Bedarf an größerer Skalierbarkeit und Flexibilität als Reaktion auf ein dynamisches Geschäfts- oder Marktumfeld sowie die gestiegenen Anforderungen an die Technologie, die sich aus neuen EDI-Integrationsmöglichkeiten ergeben.

Wenn ein Unternehmen in internationale Märkte expandiert, stößt es häufig auf neue branchenspezifische oder regionale Anforderungen, die sein derzeitiger EDI-Integrationsanbieter nicht mehr erfüllen oder unterstützen kann. Darüber hinaus gibt es Fälle, in denen der bisherige EDI-Integrationsanbieter seine Dienste einstellt, so dass eine EDI-Migration nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit ist. In solchen Fällen schafft die Entscheidung für eine moderne EDI-Lösung eines erfahrenen EDI-Integrationsanbieters eine sichere Grundlage für einen nahtlosen elektronischen Datenaustausch innerhalb eines digitalen Ökosystems.

Bei der Auswahl eines EDI-Integrationsanbieters spielen die folgenden Hauptmerkmale und Kriterien eine entscheidende Rolle für den langfristigen Erfolg:

• Eine optimale EDI-Lösung ist skalierbar und passt sich den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens an.
• Automatisierte EDI-Prozesse verbessern sich wiederholende Geschäftsprozesse, wie z.B. das Onboarding von Partnern, wodurch manuelle Eingriffe minimiert und die damit verbundenen Fehler reduziert werden.
• Der neue Dienstleister muss die strikte Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften und relevanter Standards garantieren und gleichzeitig robuste Datensicherheitsmaßnahmen aufrechterhalten.
• Eine ideale EDI-Lösung bietet umfassende EDI-Integrationsoptionen für eine problemlose Anbindung an die bestehende Infrastruktur. In Fällen, in denen eine umfassende Cloud-Migration die Notwendigkeit einer EDI-Migration auslöst, werden Design und Management einer B2B/EDI-Integrationsplattform an einen Cloud-Anbieter ausgelagert. Idealerweise verfügt dieser Anbieter über umfangreiche EDI-Erfahrung und kann beide Migrationen mit einem kompetenten Consulting- und Support-Team kompetent begleiten.
• Zeit- und kostenintensive sowie repetitive Aufgaben wie Onboarding, Wartung und Fragen der Sicherheit und Compliance werden vom Anbieter effizient erledigt. Der Anwender kann sich somit voll und ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren, ohne durch diese operativen Aspekte belastet zu werden.

Wie bereits erwähnt, entsteht ein Anreiz zur EDI-Migration, wenn Altsysteme nicht mehr den Anforderungen eines modernen und dynamischen Unternehmens entsprechen. Proaktive Unternehmen stellen sich dieser Herausforderung, indem sie veraltete B2B-Lösungen rechtzeitig durch eine volldigitale, sichere, zuverlässige und skalierbare EDI-Integrationsplattform ersetzen. Die Migrationstools der SEEBURGER BIS Plattform garantieren eine sichere und reibungslose Migration.

Die EDI-Migrationsstrategie besteht aus fünf Phasen:

1. In der ersten Phase, der Planung und Strategieentwicklung, ist eine transparente und konsistente Kommunikation innerhalb des gesamten Projektteams mit allen Stakeholdern von höchster Bedeutung, um den aktuellen Status, die Ziele und mögliche Risiken zu definieren.
2. Die Analyse und das Design der Zielarchitektur, die zweite Phase der EDI-Migration, befasst sich mit der Frage, wie das zukünftige Cloud-basierte EDI-Ökosystem aussehen soll, einschließlich der Analyse von Daten und Prozessen, dem Design der Zielarchitektur, der Integration mit bestehenden Systemen und der Planung von Sicherheit und Compliance.
3. Die dritte Phase, EDI-Migrationsvorbereitung und Datenevaluierung, zielt darauf ab, die Integrität, Sicherheit und Kontinuität der Daten während des gesamten Migrationsprozesses zu gewährleisten. Dies beinhaltet die Entwicklung des Migrationsplans, von Testplänen und -szenarien sowie die Schulung des technischen Teams und der Anwender.
4. Die vierte Phase der EDI-Migration beginnt mit der Initiierung der Datenmigration und der Implementierung der Geschäftsprozesse und endet mit Tests zur Verifizierung der Live-Umgebung.
5. Post-Migrations-Support und kontinuierliche Optimierung als fünfte und letzte Phase stellen die Funktionalität auch nach Abschluss der EDI-Migration sicher.

Weiterführend zur eben beschriebenen Ablösung einer alten EDI-Altinfrastruktur, betrachtet dieser Abschnitt EDI als Dienstleistung (EDI as a Service).

EDI as a Service (EDIaaS) ist mehr oder weniger ein Synonym für das Outsourcing der EDI-Prozesse. Der Endanwender delegiert alle Aufgaben vom Betrieb der Hardware bis hin zur Konfiguration der Kommunikationswege und Datenkonvertierung an einen externen Dienstleister. Das bedeutet, dass dieser Drittanbieter mindestens die Bereitstellung, Verwaltung und Wartung der zugrundeliegenden EDI-Infrastruktur (IaaS) übernimmt. Je nach Service Level Agreement (SLA) kann das Outsourcing auch Aufgaben wie beispielsweise das Monitoring beinhalten. EDIaaS erleichtert Unternehmen somit den Zugang zu EDI-Funktionen, ohne dass sie Ressourcen für die damit einhergehenden technischen Herausforderungen aufbringen müssen.

Übernimmt der Dienstleister Aufgaben, die über die Infrastruktur hinausgehen, profitieren die Anwender zusätzlich von den allgemeinen Vorteilen von Fully Managed Services und SaaS.

• Im Rahmen einer SaaS-basierten EDI-Lösung übernimmt der Dienstleister die Verantwortung für den Betrieb, die Sicherheit, die Wartung und die Integration der gesamten EDI-Lösung. Dadurch kann sich der Anwender auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren. Für den Kunden entfallen somit individuelle lokale Installationen sowie die Integration der EDI-Lösung in bestehende ERP- und CRM-Systeme. Der Dienstleister übernimmt zudem die Anbindung neuer Handelspartner und stellt sicher, dass die technischen Anforderungen, wie beispielsweise verschiedene Kommunikationsprotokolle, erfüllt werden.
• Aufbauend auf SaaS, übernimmt der Dienstleister bei EDI als Fully Managed Service die vollständige Betreuung und Verwaltung der EDI-Infrastruktur und -Systeme. Dazu gehören die proaktive Überwachung und Wartung, die Netzwerkverwaltung, ein hochanspruchsvolles Sicherheitsmanagement, ein effizientes Kapazitäts- und Ressourcenmanagement sowie die Gewährleistung der Compliance und die Berichterstattung.

Neben den beiden Bereitstellungsmodellen Fully Managed Service und SaaS, welche durch SLAs bestimmt werden, bietet EDIaaS zusätzlich noch die Unterscheidung zwischen Cloud-EDI und WebEDI. Beide Ansätze ermöglichen Unternehmen unterschiedliche Herangehensweisen zur elektronischen Datenübertragung (EDI), je nach deren Anforderungen und Infrastruktur.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Cloud-EDI für größere, komplexere Organisationen geeignet ist, die umfassende EDI-Anforderungen haben. WebEDI hingegen ist eine gute Wahl für kleinere Unternehmen oder solche mit begrenzten EDI-Anforderungen. Die Unterschiede liegen dabei hauptsächlich in den technischen Anforderungen, der Kostenstruktur und der Flexibilität und Skalierbarkeit.

Sie haben sich grundsätzlich entschieden, eine EDI-Lösung zur Automatisierung von Prozessen zwischen Ihren Geschäftspartnern und Ihrem Unternehmen zu implementieren. Doch wie fangen Sie an? Antworten auf die drängendsten Fragen zu den ersten Schritten in die EDI-Welt: