Was ist eine ANSI-X12-EDI-856-Nachricht?

Die ANSI-X12-EDI-856-Nachricht – allgemein bekannt als Lieferschein- und Transportnachricht bzw. Advanced Shipping Notice (ASN) – ist ein Dokument, das der Lieferant an einen Kunden zur Benachrichtigung über eine bevorstehende Lieferung per EDI sendet. Die Nachricht folgt den ANSI-X12-EDI-Nachrichtenstandards und wird sowohl von Herstellern als auch von Einzelhändlern verwendet.

ANSI-X12-856-Nachrichten werden verwendet, um Kunden über vom Lieferanten versandte Lieferungen zu informieren. Die Nachricht enthält alle relevanten Informationen über die Sendung.

Wenn EDI 856 ASN beim Kunden eintrifft und akzeptiert wird, werden die Sendungsinformationen automatisch in dessen ERP-System gebucht. Im nächsten Schritt können die ASN-Informationen für die Planung der künftigen Bestandsverwendung verwendet werden, und beim Wareneingang muss die physische Sendung nur noch mit den Daten aus der bereits verarbeiteten ANSI-X12-856-Nachricht abgeglichen werden.

Eine ASN-Nachricht verwendet Segmente und Elemente, die in der ANSI-X12-EDI-856-Richtlinie definiert sind. EDI-Lösungen – die entweder eine On-Premises-Lösung oder ein EDI-Cloud-Service sein können – senden, empfangen und verarbeiten EDI-Nachrichten wie EDI 856. Um eine hohe Qualität des Prozesses zu gewährleisten, müssen die ANSI-X12-EDI-856-Standards eingehalten werden.

Eine typische ANSI-X12-EDI-856-Nachricht enthält:

Informationen über die versendeten Teile (Material-Nr., Materialbeschreibung)
Versendete Mengen
Versand- und Ankunftsdatum
Lieferadresse (Werk, Dock/Gate-Adressen)
Lieferbedingungen, die auf INCOTERMS basieren können. INCOTERMS steht für International Commercial Terms, eine Reihe von vordefinierten Handelsbedingungen, die von der Internationalen Handelskammer (ICC) bereitgestellt werden.
Frachtführerdaten (Name des Frachtführers, Transportmittel usw.)
Verpackung (Packstück-Nr., Packstück-Typ, Serien-Nr.)

ISA*01* *00* *ZZ*SENDER *ZZ*RECIEVER *231014*1831*U*00401*000000001*0*P*:~
GS*SH*APP SENDER*APP RECIEVER*20231014*1831*0001*X*004010~
ST*856*0001~
BSN*00*SHIPMENT ID*20231014*1831~
HL*1**S~
TD1*CTN25*24****G*295.15625*LB~
TD5*B*2*ABCD*M*###5D~
REF*BM*REFERENCE ID~
REF*PK*REFERENCE ID~
REF*CN*REFERENCE ID~
DTM*011*20231014~
N1*ST*COMPANY*15*12345678~
N1*SF*SEEBURGER AG~
HL*2*1*O~
PRF*0123456789~
TD1*CTN25*1~
N1*BY*BUYER COMPANY1*15*12345678~
HL*3*2*P~
MAN*GM*01234567891011121314~
HL*4*3*I~
LIN**IB*PRODUCT1*EN*PRODUCT2*PO*PRODUCT3*UK*001~
SN1**24*EA~
HL*5*1*O~
PRF*0123456789~
TD1*CTN25*23~
N1*BY*BUYER COMPANY2*15*12345678~
HL*6*5*P~
MAN*GM*01234567891011121314~
HL*7*6*I~
LIN**IB*PRODUCT1*EN*PRODUCT2*PO*PRODUCT3*UK*001~
SN1**24*EA~
HL*8*7*T~
MAN*GM*01234567891011121314~
HL*9*8*I~
LIN**IB*PRODUCT1*EN*PRODUCT2*PO*PRODUCT3*UK*001~
SN1**4320*EA~
CTT*1*5~
SE*36*0001~
GE*1*0001~
IEA*1*000000001~

Der Lieferant generiert eine ANSI-X12-EDI-856-Nachricht, typischerweise in dem Moment, in dem eine Lieferung an den Kunden erfolgt. Auf Kundenseite validiert das empfangende System die ASN-Nachricht des Lieferanten anhand der ANSI-X12-EDI-856-Spezifikationen und sendet eine Funktionsbestätigung (ANSI-X12-997-Nachricht) zurück, die den Empfang der ANSI-X12-EDI 856-Nachricht bestätigt. Nach dem Empfang wird die ASN-Nachricht an das ERP-System weitergeleitet, wo sie als geplante Lieferung angezeigt wird.

ANSI-X12-EDI-856-Nachricht im Zusammenhang mit ANSI-X12-EDI-830- und ANSI-X12-EDI-850 Nachricht

Eine EDI 856 ASN wird typischerweise in der Fertigungsindustrie und im Einzelhandel im Zusammenhang mit Bestellvorgängen, Lieferabrufen und Bestellungen verwendet. In beiden Branchen sendet der Kunde zunächst eine Bestellnachricht entweder als ANSI-X12-EDI-830- oder als ANSI-X12-EDI-850-Nachricht, in der er angibt, was der Lieferant zu welchem Zeitpunkt zu liefern hat. Bei der Lieferung erstellt der Lieferant eine ANSI-X12-EDI-856-Nachricht, die auf einen der beiden Belegtypen antwortet und den Versand auslöst.

EDI-Workflow für die Verarbeitung der ANSI-X12-EDI-856-Nachricht

Die zwischen EDI-Handelspartnern ausgetauschten Dokumente folgen einer typischen Abfolge von Geschäftsprozessen. Die Reihenfolge der ausgetauschten ANSI-X12-Nachrichten hängt von der jeweiligen Branche ab. Die nachstehenden Abbildungen zeigen die Rolle eines ANSI-X12-EDI-856-Standards in einem Fertigungsszenario und in der Einzelhandelsbranche:

ANSI X12 856 — Typisches Workflow-Beispiel aus der Automobilbranche

In der nordamerikanischen Region hat sich ANSI X12 als primärer EDI-Standard durchgesetzt. In Europa und Asien sind EDIFACT- und VDA-Nachrichten häufiger anzutreffen. EDIFACT definiert DESADV als Standard für den Austausch von ASN-Informationen. In der Automobilindustrie trifft man auch auf die Standards VDA 4987 und VDA 4913 für den Austausch von Versandinformationen.

Probleme, die beim Austausch von ASN-Nachrichten auftreten, beruhen in der Regel auf falschen Daten in Bezug auf die Sendung. Falsche Packstückinformationen oder eine falsche Wiedergabe der Packstück-Struktur in der EDI 856 ASN sind Fehler, mit denen die Kunden üblicherweise konfrontiert werden. Aus diesem Grund haben einige Kunden damit begonnen, Strafen für Lieferanten einzuführen, die nicht im korrekten ANSI-X12-EDI-856-Format senden oder überhaupt keine EDI 856 ASN senden, da es für sie einen erheblichen Aufwand bedeutet, die Daten manuell zu korrigieren oder einzugeben. Typische Probleme beim Versand von ANSI-856-Nachrichten sind:

Die Menge in der ASN stimmt nicht mit der tatsächlich gelieferten Menge überein
Verpackungsnummern sind falsch oder fehlen
Die Verpackungsstruktur (welche Kisten gehören zu welcher Palette) stimmt nicht mit der tatsächlichen Sendung überein

Enorme Entlastung der Mitarbeiter

da die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen, da die Sendungsinformationen sehr häufig ausgetauscht werden

Vermeidung von Fehlern

da die Daten automatisch vom System generiert werden, ohne dass ein Mensch eingreifen muss

Kostenreduzierung, da weniger Papier ausgetauscht werden muss

Vorteile speziell für Lieferanten

Die automatische Generierung von Sendungsinformationen in Form einer EDI-856-Nachricht spart Zeit und senkt die Kosten
Die Erfüllung des ANSI-X12-EDI-856-Standards führt zu einer höheren Akzeptanz bei neuen Kundenprojekten und einer besseren Lieferantenbewertung

Vorteile speziell für Kunden

Geringerer Arbeitsaufwand und weniger Fehler, da die Informationen bereits in der ANSI-X12-856-Nachricht enthalten sind und nicht vom Kundenpersonal abgetippt werden müssen.
Sendungsinformationen werden im Voraus empfangen, sodass die Planung für Produktion und Lagerhaltung verbessert werden kann. Es ist praktisch unmöglich, eine JIT(Just-In-Time)- oder JIS(Just-In-Sequence)-Montagelinie ohne ASNs zu betreiben, da das Risiko besteht, nicht zu wissen, ob die Lieferungen rechtzeitig ankommen
Der Wareneingang wird beschleunigt, da die Daten zur Sendung bereits auf der Kundenseite vorhanden sind. Zusätzlich können mit Barcode-Etiketten die Daten aus der EDI-856-Nachricht mit RFID- oder Barcode-Scannern schnell abgeglichen werden, was menschliche Fehler beim Wareneingang enorm reduziert.

ASNs sind der Schlüssel zu Ihrer Lieferantenbewertung und/oder Ihrem zuverlässigen Lieferkettenmanagement. Wenn Sie sich überlegen, eine veraltete EDI-Lösung, mit der Sie bisher gearbeitet haben, abzulösen, sollten Sie alle Möglichkeiten prüfen, wie Sie Ihre EDI-Lösung der nächsten Generation zuverlässig betreiben können. Mit SEEBURGER stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen, sei es On-Premise als Inhouse-Betrieb, sei es über einen EDI-Cloud-Service in der SEEBURGER Cloud oder in Public-Cloud-Umgebungen wie Google, Azure, AWS etc.