Was ist eine ANSI-X12-EDI-820-Nachricht?

Eine ANSI-X12-EDI-820-Nachricht (Payment Order / Zahlungsavis (EFT)) informiert einen Lieferanten gegen Ende eines EDI-Workflows darüber, wie viel Vergütung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen überwiesen wird oder dass die Überweisung gerade erfolgt ist. EDI 820 erleichtert die Zahlung, da es eine Voraussetzung ist, um mehrere Rechnungen mit einer Überweisung zu bezahlen. EDI 820 ist ein Zahlungsavis im Rahmen eines elektronischen Datenaustauschs und wird manchmal auch als EFT (Electronic Funds Transfer) bezeichnet, wenn EDI verwendet wird. EFT bezieht sich auf den Electronic Funds Transfer Act in den Vereinigten Staaten und legt die Pflichten und Rechte von Banken und Verbrauchern bei der elektronischen Überweisung von Verbrauchergeldern fest. Ein EFT ist also nicht genau dasselbe wie ein EDI 820. Die EDI-820-Nachricht ist eine optionale Antwort auf EDI-810-Rechnungsnachrichten.

Der Lieferant erstellt zunächst eine EDI-Rechnungsnachricht oder mehrere Rechnungsnachrichten an den jeweiligen Kunden, bei ANSI X12 geschieht dies durch eine EDI-810-Nachricht. Der Kunde verwendet im Gegenzug typischerweise eine EDI-820-Nachricht, wenn mehrere Rechnungen in einer Überweisung bezahlt werden. Der Lieferant kann die Informationen aus der ANSI-X12-EDI-820-Nachricht nutzen, um die durch die Überweisung beglichenen Rechnungen miteinander zu verbinden. Die Verwendung einer EDI-820-Nachricht ist optional und nicht so häufig wie einige der obligatorischen Dokumenttypen in einem EDI-Workflow. Größere Kunden und ihre Lieferanten haben mehr Verwendung für EDI-820-Nachrichten.

Typische Fehler bei der Verwendung der ANSI-X12-EDI-820-Nachricht

Falsche oder fehlende Stammdaten führen zu Problemen und die EDI-820-Nachricht wird möglicherweise nicht akzeptiert:

• Skonti werden ohne vorherige Absprache angewendet
• Rechnungsnummern stimmen im ERP-System des Lieferanten nicht überein

Zahlungsauftragsnachrichten enthalten zahlungsrelevante Informationen und beziehen sich auf verschiedene Geschäftsprozesse und die entsprechenden Finanztransaktionen.

EDI-820-Zahlungsavises folgen einer bestimmten Struktur von Segmenten und Elementen, die durch den ANSI-X12-Standard definiert sind. Das ERP-System des Kunden erstellt die Nachricht mit allen erforderlichen Rechnungspaketinformationen, z. B. in SAP IDoc, und übersetzt sie dann in EDI 820. Die EDI-Lösung, die die Konvertierung vornimmt, kann ein EDI-Cloud-Service oder eine EDI-Software für den internen Gebrauch sein.

Eine typische ANSI-X12-EDI-820-Nachricht enthält:

• Kunden- und Lieferanteninformationen
• Details zu früheren Rechnungen wie Rechnungsnummern und -beträge
• Kürzungsgründe für Rabatte und Zuschläge
• Teilweise oder noch fällige Überweisungen, etc.

EDI 820 ermöglicht Lieferanten und Kunden eine bessere Finanzprognose und ein besseres Cashflow- und Finanzmanagement, da ihr ERP-System bereits Informationen über die Begleichung ausstehender Rechnungen verfügt, bevor diese auf ihren Konten eingehen. Die Übermittlung der Zahlungsdaten bietet mehrere spezifische Vorteile für Lieferanten und Kunden.

ANSI X12 in Nordamerika verwendet den Zahlungsavis 820. TRADACOMS ist ein britischer Einzelhandelsstandard, das Äquivalent heißt SRMHDR. UN/EDIFACT in Europa und Asien nutzt REMADV für den gleichen Zweck.

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